Gerenciamento de mídia. Por onde começar?

Um trabalhador responsável pelo gerenciamento de mídia passa, em média, 525 horas por ano repetindo as mesmas ações, mostram as pesquisas. Isso quer dizer quase um dia de trabalho por semana. Quanto do seu tempo é dedicado a essa tarefa?

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Agora imagine se você tivesse um dia extra para se concentrar somente em atividades importantes toda semana, reduzindo tarefas corriqueiras e como isso poderia influenciar o seu desempenho e produtividade.

No IMAZ, estamos sempre procurando formas de melhorar como trabalhamos. E, por essa razão, gostaríamos de compartilhar alguns fluxos de trabalho de gerenciamento de ativos digitais que podem acelerar os seus processos, algo que um sistema como um DAM pode fazer para você todos os dias, liberando horas do seu dia na execução dessa tarefa.

Afinal, o que é fluxo de trabalho?

Fluxo de trabalho, também conhecido como ‘workflow’, é o modo como os processos são realizados em uma empresa. Ele consiste em atividades realizadas em uma corporação a partir de um padrão repetido e sequencial. Ou seja, como os processos são feitos desde rotinas administrativas, criativas, até o pós-venda.

No caso do gerenciamento de ativos digitais, esse fluxo compreende qualquer ação que você possa vir a fazer com seus ativos, como por exemplo importar, enviar, baixar, alterar metadados e assim por diante.

Vamos às 3 razões!

1.Agilizando as operações

Se você se encontra entre a maioria das pessoas, provavelmente faz algo repetidamente.

Imagine, portanto, poder criar ações que automatizam algumas dessas ações, o que vai permitir que sua equipe transforme uma tarefa antes maçante em uma simples operação.

Um exemplo é o de processar uma imagem automaticamente. No IMAZ, ao fazer o upload de um arquivo, o próprio sistema redimensiona o arquivo em dois outros tamanhos.

Ao escolher quais ativos devem ser usados, talvez você queira que apenas determinados usuários possam acessar esse conteúdo. Você pode automatizar esse processo ao criar uma categoria onde apenas esses colaboradores têm acesso ou criar uma galeria que fica salva em seu perfil no sistema e pode ser compartilhada com um click sempre que necessário.

2. Definindo permissões de acesso

Você quer que toda sua equipe ou colaboradores de outras áreas, internos ou externos, tenham acesso a todos ativos? No IMAZ, você pode controlar o acesso a determinadas categorias e ações que cada usuário pode ver ou executar — o que é ótimo para arquivos mais sensíveis —, e assim manter esses ativos protegidos.

Um bom exemplo é o acesso que nossos clientes dão a fotógrafos ou produtoras de vídeo.

Estes dois tipos de usuários, por exemplo, têm acesso ao upload e a ver o material que acabaram de fazer o upload, mas não têm acesso ao resto do sistema. Então mesmo com parceiros, fornecedores ou distribuidores, você permanece no controle ao tomar medidas podem que evitam o uso indevido dos seus ativos digitais.

3. ROI

Como dissemos acima, pesquisas mostram que profissionais passam o equivalente a um dia inteiro de trabalho por semana em ações repetitivas. Uma outra pesquisa mostra que um colaborador gasta, em média, mais de 30% de seu tempo em busca de algum tipo de conteúdo digital ou, em razão disso, reproduzindo conteúdo que deveria ter sido encontrado em algum outro lugar na empresa.

Antes de estimar o retorno sobre investimento de sua solução de DAM, você pode fazer algumas perguntas: Quanto tempo sua equipe e parceiros dedicam a ações manuais e repetitivas? Quantos colaboradores fazem parte do atual processo e se sobrepõem uns aos outros conscientemente ou não? Quais são os potenciais impactos que o uso indevido desses ativos pode gerar ou já causaram em sua empresa?

A potencial economia de recursos cresce extraordinariamente com o número de colaboradores necessários para usar o sistema. Sendo assim, quanto maior for sua empresa, maior será a economia. Fluxos de trabalho planejados com cuidado são a melhor forma de maximizar seu investimento na gestão de seus ativos digitais.

Estabeleça agora seus próprios fluxos de trabalho

Se você acha que está pronto para criar e organizar fluxos de trabalho, mas não sabe por onde começar, conte com a gente.